Polityka prywatności

1. Administrator

Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej polityce jest:

ALMO INVEST sp. z o.o.
ul. Kościuszki 39, 32-340 Wolbrom
wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000945869, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP 6372215958, REGON 521010423
kontakt@almo-invest.com.pl · +48 32 323 51 62

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku (art. 37 RODO). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami pod powyższym adresem e-mail, telefonicznie lub pisemnie na adres siedziby.

„RODO” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

2. Podsumowanie

3. Strona internetowa

Podczas odwiedzin strony internetowej serwery rejestrują dane techniczne: adres IP, rodzaj przeglądarki, odwiedzane podstrony oraz czas wizyty. Logi serwera są przechowywane przez krótki okres w celach bezpieczeństwa.

Aby zrozumieć, w jaki sposób strona jest używana, korzystamy z analityki internetowej, która nie wykorzystuje plików cookies. Analitykę prowadzi na naszą rzecz ALMO Consulting BV (Belgia) jako podmiot przetwarzający. Dane statystyczne są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do zrozumienia, jak strona jest używana w czasie.

Strona nie używa plików cookies, a analityka nie zapisuje żadnych informacji w Państwa urządzeniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony oraz analiza sposobu korzystania z niej.

4. Korespondencja (e-mail i telefon)

Jeżeli kontaktują się Państwo z nami e-mailem lub telefonicznie, przetwarzamy imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz treść wiadomości lub rozmowy w celu udzielenia odpowiedzi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do nas zapytania), a jeżeli korespondencja prowadzi do zawarcia umowy najmu lub innej umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie).

Korespondencję przechowujemy przez 2 lata od ostatniego kontaktu. Korespondencja, która staje się częścią dokumentacji najmu, jest przechowywana zgodnie z pkt 6.

5. Wiadomości głosowe (poczta głosowa)

Połączenia na nasz numer +48 32 323 51 62 odbiera automatyczna poczta głosowa. Komunikat powitalny informuje, że rozmowa jest nagrywana, a wiadomość zostanie przepisana i streszczona przez zautomatyzowany system wykorzystujący sztuczną inteligencję.

Jeżeli zostawią Państwo wiadomość, przetwarzamy numer telefonu (lub informację „numer zastrzeżony”, jeżeli numer jest ukryty), datę, godzinę i czas trwania połączenia, nagraną wiadomość (maksymalnie 180 sekund), jej transkrypcję oraz streszczenie wygenerowane przez sztuczną inteligencję. Streszczenie zawiera informacje podane w wiadomości: imię i nazwisko, firmę, temat, numer do oddzwonienia i oczekiwane działanie oraz ocenę, na ile pilna wydaje się wiadomość.

Pocztę głosową obsługuje na naszą rzecz ALMO Consulting BV (Belgia) jako podmiot przetwarzający. Nagranie jest przepisywane na jej własnym serwerze za pomocą lokalnego rozpoznawania mowy, a w razie niepowodzenia przez usługę rozpoznawania mowy Mistral AI (UE, bez przechowywania danych). Transkrypcję streszcza Mistral AI (UE, bez przechowywania danych).

Streszczenie i transkrypcja są wysyłane na adres kontakt@almo-invest.com.pl za pośrednictwem EmailLabs, dostawcy usługi doręczania poczty elektronicznej w Polsce. Nagranie jest usuwane z systemów przetwarzających po doręczeniu wiadomości e-mail. Jeżeli automatyczne przetwarzanie się nie powiedzie, otrzymujemy nagranie jako załącznik do wiadomości e-mail; jest ono wtedy przechowywane razem z tą wiadomością.

Każdą wiadomość zapisujemy również w naszym systemie CRM (do zarządzania relacjami z klientami), działającym na naszym własnym serwerze w Unii Europejskiej: numer telefonu, imię i nazwisko oraz nazwę firmy podane w wiadomości, datę, godzinę i czas trwania połączenia, transkrypcję i streszczenie, a w przypadku prośby o podjęcie działania – zadanie do wykonania. Dane te przechowujemy tak jak inną korespondencję: usuwamy je po 2 latach od ostatniego kontaktu, chyba że staną się częścią dokumentacji najmu lub umowy.

Jeżeli nie zostawią Państwo wiadomości lub wiadomość zawiera mniej niż 2 sekundy mowy, otrzymujemy wiadomość e-mail o nieodebranym połączeniu z numerem telefonu (lub informacją „numer zastrzeżony”) i godziną połączenia.

Wiadomości e-mail z pocztą głosową i o nieodebranych połączeniach przechowujemy tak jak inną korespondencję: są usuwane 2 lata od ostatniego kontaktu, chyba że staną się częścią dokumentacji najmu lub umowy. Techniczny rejestr połączeń (numer telefonu, godzina, czas trwania i wynik połączenia, bez treści wiadomości) jest przechowywany przez 90 dni, a następnie automatycznie usuwany.

Połączenia docierają do nas za pośrednictwem operatora telekomunikacyjnego DIDWW.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odbieraniu połączeń i oddzwanianiu), a jeżeli połączenie dotyczy umowy najmu lub innej umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie).

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO: streszczenie służy wyłącznie do oddzwonienia, a o dalszych krokach decyduje człowiek.

6. Najemcy

Przetwarzamy dane najemców w celu zawarcia i wykonania umowy najmu, w tym rozliczenia kaucji i opłat eksploatacyjnych, odczytów liczników oraz protokolarnego wydania i zwrotu lokalu.

Zakres danych: imię i nazwisko, numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, adres, dane kontaktowe oraz dane dotyczące płatności. Nie przechowujemy kopii dokumentów tożsamości.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO: zawarcie i wykonanie umowy najmu;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO: wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na należytym zarządzaniu lokalem oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.

Dane przechowujemy przez czas trwania najmu, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń lub do wygaśnięcia ustawowych obowiązków przechowywania, w zależności od tego, który z tych terminów upływa później. Dokumentację księgową przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

7. Kandydaci na najemców

Jeżeli przy poszukiwaniu najemcy korzystamy z pośrednictwa agencji nieruchomości, agencja jest odrębnym administratorem danych osób, które zgłaszają się do niej w związku z ofertą, i przetwarza je na zasadach określonych we własnej polityce prywatności.

Od agencji otrzymujemy wyłącznie dane wybranego kandydata (imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz informacje niezbędne do zawarcia umowy najmu). Kandydaci mogą też kontaktować się z nami bezpośrednio; wówczas przetwarzamy dane, które nam przekażą.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie kandydata przed zawarciem umowy najmu).

Dane kandydatów, z którymi nie zawarto umowy najmu, usuwamy w ciągu 6 miesięcy. Dane osoby, z którą zawarto umowę, przechowujemy zgodnie z pkt 6.

8. Kontrahenci i dostawcy

Przetwarzamy dane kontrahentów i dostawców, którymi są przede wszystkim osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, oraz ich przedstawicieli w celu zawarcia i wykonania umów oraz wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Zakres danych: imię i nazwisko, firma i dane działalności gospodarczej, NIP, dane kontaktowe.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości).

Dane przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku), a jeżeli możliwość dochodzenia roszczeń wymaga dłuższego okresu, przez ten dłuższy okres.

9. Fakturowanie i księgowość

Faktury wystawiamy za pośrednictwem platformy do fakturowania, a księgi rachunkowe prowadzi dla nas zewnętrzne biuro rachunkowe. Oba te podmioty działają jako podmioty przetwarzające na podstawie zawartych z nami umów.

W zakresie wymaganym przepisami prawa dane zawarte w fakturach i dokumentach księgowych są przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz organom podatkowym.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o podatku od towarów i usług oraz ustawą o rachunkowości.

Dokumentację księgową przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

10. Administrowanie nieruchomościami

W związku z zarządzaniem lokalami przekazujemy dane najemców i kontrahentów wspólnocie mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej, dostawcom mediów, ubezpieczycielowi oraz wykonawcom prac w lokalu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do danego celu, na przykład w celu rozliczenia opłat, zgłoszenia szkody lub umówienia naprawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy najmu lub umowy z kontrahentem), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne związane z lokalem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na należytym zarządzaniu nieruchomością).

11. Dochodzenie roszczeń

Możemy przetwarzać dane opisane powyżej w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw).

Dane przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń, a w razie wszczęcia postępowania do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

12. Odbiorcy danych

W zależności od celu przetwarzania dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• spółce ALMO Consulting BV, która jako podmiot przetwarzający zapewnia nam stronę internetową, analitykę internetową, pocztę głosową, usługi informatyczne i kopie zapasowe;
• dostawcom usług telekomunikacyjnych, rozpoznawania mowy i streszczania z użyciem sztucznej inteligencji wykorzystywanym przy poczcie głosowej (DIDWW, Mistral AI), jako dalszym podmiotom przetwarzającym ALMO Consulting BV;
• dostawcom usług informatycznych, hostingu i poczty elektronicznej, w tym dostawcy usługi doręczania poczty elektronicznej EmailLabs;
• platformie do fakturowania oraz biuru rachunkowemu;
• agencjom nieruchomości;
• bankowi;
• ubezpieczycielom;
• wspólnocie mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej;
• dostawcom mediów;
• wykonawcom prac w lokalach;
• organom publicznym, sądom i komornikom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

ALMO Consulting BV działa jako nasz podmiot przetwarzający i przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie. Inni nasi usługodawcy działają jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i również przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie. Pozostali odbiorcy przetwarzają dane jako odrębni administratorzy. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy nasz usługodawca korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających spoza EOG, na przykład przy doręczaniu poczty elektronicznej. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Kopię stosowanych zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z nami.

13. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą i utratą.

Nasze własne kopie zapasowe, wykonywane przez nas lub na naszą rzecz przez ALMO Consulting BV, są przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i nadpisywane w stałym cyklu, dzięki czemu usunięte dane znikają z kopii zapasowych po zakończeniu tego cyklu. Nie dotyczy to kopii zapasowych przechowywanych przez innych naszych usługodawców w ich własnych systemach.

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją (art. 21 RODO).

Prawo sprzeciwu: w każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec przetwarzania Państwa danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 ust. 1 RODO). Po wniesieniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać te dane, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Aby skorzystać z tych praw, prosimy o kontakt pod adresem kontakt@almo-invest.com.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby, z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO; o przedłużeniu informujemy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

15. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy najmu lub innej umowy. Bez ich podania zawarcie umowy nie jest możliwe. W zakresie, w jakim wymagają tego przepisy podatkowe, podanie danych jest wymogiem ustawowym.

16. Zmiany polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę. Data ostatniej aktualizacji jest podana na początku strony.

Polityka jest dostępna w języku polskim i angielskim. W razie rozbieżności rozstrzygająca jest wersja polska.